مدیریت زمان با ۶ گام اساسی

مدیریت زمان

۶ گام اساسی برای مدیریت بهتر زمان

در این مقاله که قسمتی از کتاب “شکستن مرزهای عملکرد” است.به جای پرداختن به اصول مدیریت زمان.مانند هدف‌گذاری و … به موارد کاربردی‌ تری می‌پردازیم.که شاید در کتاب‌ های مدیریت زمان کمتر به چشم بخورند. هدف گذاری. برنامه ریزی. اولویت بندی.

۶ گام اساسی برای مدیریت بهتر زمان وجود دارد. هر روز این ۶ گام را تمرین کنید. این گام‌ها به شما در انجام کارهای بیشتر در روزهای کاری کمک می‌کند.

اولویت بندی

گام اول: دوباره کاری را کنار بگذارید.

آیا این موضوع برایتان آشناست؟.به دفتر خود وارد می‌شوید.و سه پوشه و دو نامه روی میزتان وجود دارد.که باید به آن‌ها پاسخ دهید. نگاهی به اولین نامه می‌اندازید.و چند جمله از آنرا می‌خوانید. می‌بینید پاسخگویی به آن زمان بیشتری از آنچه اکنون در اختیار دارید را می‌طلبد. پس فعلا آنرا کنار می‌گذارید. موضوعی دیگر در یکی از پوشه‌ها توجه شما را جلب می‌کند. می‌خواهید به آن بپردازید.که ناگهان تلفن زنگ می‌زند. به تلفن جواب می‌دهید.و برای ۱۰ تا ۱۵ دقیقه به مسیر جدیدی کشیده می‌شوید.

سپس به موضوع آن پوشه برمی‌گردید.، اما همان لحظه که می‌خواهید این کار را انجام دهید.، ایمیلی دریافت می‌ کنید. کار را متوقف می کنید تا ایمیل را بخوانید.که محتوای آن موضوعی است.که باید بلافاصله به آن بپردازید.، اما انجام آن به زمان بیشتری از آنه که اکنون در اختیار دارید.، نیاز دارد. بنابراین کارهای زیادی را شروع می‌کنید. آنها را به نتیجه نمی‌رسانید و رها می‌کنید. در فرصتی دیگر مجبورید.باز سراغ همان کارها بروید.

اگر هر روز ۱۵ دقیقه را صرف بازبینی یا بازخوانی اسناد یا ایمیل‌ها کنید.، هر سال ۹۷ ساعت را هدر می‌دهید.که در آن هیچ اقدام مفیدی انجام نداده‌اید.

بسیاری از کارمندان یک ساعت از روز (که در طول روز پخش می‌شود).را برای بازبینی موضوعاتی هدر می‌دهند.که هیچ اقدام مفیدی در رابطه با آن‌ ها انجام نمی شود. این زمان برابر با ۶ هفته‌ هدر رفته در سال است!.

فقط یک بار سراغ هرکار بروید.

آیا مایلید به هر سال ۶ هفته اضافه کنید؟ از این قانون ساده استفاده کنید: “فقط یک بار سراغ هرکار بروید.” اگر فعالیتی را آغاز کردید سعی کنید آنرا به پایان برسانید. این اولین گام برای مدیریت بهتر زمان و افزایش عملکرد است. هرگز تا زمانی که وقت کافی برای پرداختن به یک نامه یا ایمیل را ندارید، سراغ آن نروید. وقتی این قانون را اجرا کنید، می‌بینید که کارهای زیادی برای انجام دارید و هرچه سازمان‌یافته‌تر در آن فرآیند قرار بگیرید، عملکرد شما بهبود می‌یابد.

دوباره کاری نکنید.

اگر فعالیتی را آغاز کردید سعی کنید آنرا به نتیجه برسانید. هرگز تا زمانی که وقت کافی برای پرداختن به یک نامه یا ایمیل را ندارید ، سراغ آن نروید.

قانون “فقط یک‌ بار” و حذف دوباره کاری برای مدیریت ایمیل‌ها حیاتی است. ایمیل یک دارایی بسیار ارزشمند است، اما اگر کنترل خود را در اختیار آن قرار دهید می‌تواند مدیریت زمان شما را نابود کند. نمی‌توان این موضوع را نادیده گرفت: ایمیل می‌تواند پایانی بر مدیریت خوب زمان باشد. شرکت‌هایی که سیستم اطلاع از دریافت ایمیل جدید را روی کامپیوترهای خود دارند ، در تمامی طول روز همه را در شرایط انفعالی نگه می‌دارند.

اگر هنگام دریافت ایمیل کامپیوتر به شما علامت می‌دهد ، لازم نیست همان لحظه آن‌ را بخوانید و به آن پاسخ دهید. ایمیل برای راحتی شماست. اگر کارتان را راحت نمی‌کند ، به آن پاسخ ندهید.

تمرکز مانند یک ماهیچه است که هرچه بیشتر روی آن کار کنید، قوی‌ تر می‌شود. اگر هربار که ایمیلی دریافت می‌کنید یا تلفن زنگ می‌خورد، تمرکز خود را برهم بزنید، توانایی خود برای تمرکز را ازدست می‌دهید و در هر مسئله‌ای که نیاز به تمرکز است، عملکرد ضعیفی خواهید داشت.

گام دوم: فهرست کارهای روزانه خود را کوتاه نگه دارید.

بسیاری از افراد داشتن فهرست فعالیت‌های روزانه را راهی برای حفظ نظم می‌دانند. فهرست کارهای روزانه به شما کمک می‌کند تمرکز خود را بر اولویت‌های مهم و مسائل ارزشمند حفظ کنید. تهیه فهرست بلافاصله بهره‌وری شما را بیشتر می‌کند.

در کارگاه مدیریت زمان از شرکت‌کنندگان پرسیدم که چند نفر از آن‌ها برای خود فهرست فعالیت‌های روزانه دارند. سپس پرسیدم ،”معمولا در فهرست خود چند مورد را یادداشت می‌کنید؟” اغلب افراد فهرستی طولانی شامل ۲۵ مورد یا بیشتر از کارهایی که باید انجام دهند را در دست دارند.

کلید افزایش عملکرد ، محدود کردن فهرست فعالیت‌های روزانه به حداکثر ۶ مورد است. یعنی در فهرست روزانه فقط ۶ مورد از مهم‌ترین کارهای آن روز را بنویسید و برای انجام آن موارد متمرکز شوید. داشتن فهرستی طولانی به عملکرد شما لطمه می‌زند. وقتی می‌خواهید احساس کارایی داشته باشید، به آن فهرست سر می‌زنید، کاری را انتخاب کرده و آن را انجام می‌دهید.

وقتی فهرستی طولانی داشته باشید ، معمولا کارهای ساده‌تر و کم‌ ارزش‌تر را انجام می‌دهید تا فهرست را کوتاه کنید. در انتهای روز می‌بینید که مهم‌ترین کارهای فهرست را انجام نداده‌اید ، به‌این دلیل که یا سخت‌ترین یا زمان‌برترین کارها بوده‌اند.

همچنین داشتن فهرست‌های طولانی به این معنی است که کارهای شما هرگز تمامی ندارد. این موضوع اثر روانشناختی منفی بر شما دارد که باعث می‌شود نتوانید فهرست را تمام کنید. اما خط زدن آن ۶ کار مهم در فهرست، اثر روانشناختی مثبت و فوق‌العاده‌ای بر شما دارد. مخصوصا اگر آن ۶ کار مهم‌ترین کارهای شما باشند که حتما باید همان روز انجام دهید.

پس قانون این است:

به هر روش ممکن ، فهرستی از ۶ کار مهمی که باید انجام دهید، تهیه کنید و هر روز ۶ کار مورد نظر را انجام دهید. این کار به این معنی نیست که نباید فهرستی از کارهای جانبی خود که باید آن ها را نیز انجام دهید، داشته باشید. وقتی هر روز را برنامه ریزی می‌کنید، می‌توانید به فهرست بلند خود رجوع کنید، از آن به عنوان منوی گزینه‌ها استفاده کرده و ۶ کار مهمی که در آن روز باید انجام دهید را انتخاب کنید.

گام سوم: زمان موجود برای هر کار را مشخص کنید.

زمانی که می‌توانید به یک کار اختصاص دهید را واقع‌گرایانه مشخص کنید. این گامی مهم برای اطمینان از این است که می‌توانید ۶ مورد فهرست خود را در یک روز انجام دهید. اگر یک یا چند مورد از فهرست شما بزرگ‌تر از آن است که بتوانید در یک روز انجام‌دهید، میزان زمانی که می‌توانید در آن روز به آن اختصاص دهید را مشخص کنید.

پروژه‌های بزرگ را به بازه‌های زمانی کوتاه و قابل مدیریت تقسیم کنید. کارهایی وجود دارند که شاید آنها را سال‌ها معوق گذاشته‌اید. آن‌ها را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید و در بازه‌های زمانی کوتاه انجام دهید.

فهرستی از کارهایی که باید هر روز انجام دهید تهیه و زمان لازم برای انجام آن‌ها را واقع‌گرایانه جلوی هر یاداشت کنید. ساعات لازم برای انجام کارهای خود را با هم جمع کنید. اگر عملکرد خارق‌العاده‌ای داشته باشیم در یک روز کاری معمولا می‌توان ۶ ساعت کار مفید انجام داد. یک روش خوب آن است که هر روز ۶ فعالیت مهم یک ساعته داشته باشیم. البته شاید بهتر باشد در اغلب روزها ۴ فعالیت یک و نیم ساعته انجام دهیم تا از حداکثر عملکرد بدن استفاده کنیم. در ضمن فراموش نکنید در برنامه روزانه‌ی خود برای بازیابی انرژی وقت کافی در نظر بگیرید.

گام چهارم: روز خود را برنامه ریزی کنید.

اکنون که مقدار زمان مشخصی را به انجام هر کار اختصاص داده‌اید، باید روز خود را برنامه ریزی کنید. این زمان‌بندی شامل زمان لازم برای انجام آن ۶ کار مهم روزانه و همچنین زمان استراحت و بازیابی انرژی است. در این روز کاملا برنامه‌ریزی شده، دو بازه زمانی برای جلسات متفرفه و جلسات یک دقیقه‌ای در نظر بگیرید. بازه‌های زمانی متفرقه بسیار حیاتی هستند.

گاهی مسائلی پیش می‌آیند که باید به آن‌ها بپردازید و در نتیجه از برنامه خود باز می‌مانید. اگر مدیر هستید بهتر است حداقل ۲ بازه زمانی نیم‌ساعته برای پاسخگویی به دیگران در برنامه خود در نظر گرفته باشید. وقتی کسی مزاحم شما می‌شود، پیش بینی آن را کرده‌اید و در نتیجه می توانید به برنامه زمانی خود متعهد بمانید. اما مهم‌ترین موضوع این است که “بدون توجه به هر اتفاقی که پیش می‌آید ، به برنامه روزانه خود متعهد بمانید”.

گام پنجم: اولویت‌ بندی کنید.

اکنون که روز خود را برنامه‌ریزی کردید.، نگاهی به آن برنامه بیاندازید.و ببینید سخت‌ ترین کارها را برای چه ساعتی از روز گذاشته‌اید. در سمینارها همیشه می‌بینیم.که افراد دشوارترین کارها را به آخر موکول می‌کنند.، زیرا بیشترین تمرکز را می‌طلبد.یا سخت‌ترین کار است. اما در انتهای روز ، به‌ ندرت زمان یا انرژی لازم برای انجام آن‌ کار را دارید. مهم‌ترین کار را در ابتدای برنامه قرار دهید. این گام ساده ، احساس فوق‌ العاده‌ کنترل داشتن.و تکمیل کار را به شما القا می‌کند. هدف گذاری و اولویت بندی و برنامه ریزی.

ما بارها و بارها این جمله را شنیده‌ایم.که تنها ۲۰ درصد تلاش‌های ما منجر به کسب ۸۰ درصد نتایج می‌شود. اغلب مردم در کارهای پرمشغله‌ای غرق شده‌اند.که نتایج کمی را به دنبال دارد. آن‌ ها آنقدر گرفتار هستند.که توانایی خود برای اولویت‌ بندی و تمرکز را از دست داده‌اند. چه اتفاقی می‌افتاد.اگر ۸۰ درصد تلاش‌ های شما بر فعالیت‌ هایی با نتایج عالی متمرکز بود. اگر ۸۰ درصد تلاش‌های خود را صرف کارهای نتیجه محور کنید.و فقط ۲۰ درصد را به کارهای دیگر اختصاص دهید.، به احتمال زیاد می‌توانید بهره‌وری خود را تا ۴ برابر افزایش دهید. کاری که باید انجام دهید.داشتن انضباط شخصی و عزم راسخ است. موفقیت با هدف گذاری و اولویت بندی و برنامه ریزی.

سوالات زیر را از خود بپرسید:.

۱-    آیا فهرست کارهای روزانه واقعا شامل مهم‌ترین کارهای ممکن است؟

۲-    مهم‌ترین کار را در کدام بخش از روز انجام می‌دهید؟.در ابتدای روز؟ در اواسط روز؟.یا در انتهای روز؟

۳-    آیا در روز حداقل یک کار مهم و غیر فوری انجام می‌دهید.که باعث پیشرفت درازمدت شما شود؟ هدف گذاری و اولویت بندی و برنامه ریزی.

گام ششم: دور بریزید!.

مطالعات نشان داده‌اند.که معمولا به ۸۰ درصد اطلاعات بایگانی شده رجوع نمی‌کنیم. پس برای چه آن‌ ها را نگه می داریم؟.برای مشخص کردن اینکه چیزی را نگه دارید .یا آن را دور بریزد.، از خود بپرسید: “آیا درو انداختن آن ضرری به من می‌زند؟”.اگر آن‌ را دوباره لازم داشته باشید.آیا می‌توانید به دست آورید؟. هدف گذاری.

اگر رئیس شرکت هستید.، پاسخ معمولا مثبت است. پس آن‌ را دور بیاندازید. شاید در سال دو بار شرایطی پیش بیاید.که آرزو کنم کاش می‌توانستم چیزی را دوباره به‌دست آورم.و معمولا هم می‌توانم. موفقیت با هدف گذاری و اولویت بندی و برنامه ریزی و مدیریت زمان.

واقع‌ بین باشید.

اگر در اجرای این شش گام مهارت به دست آورید.، تفاوت بزرگی در عملکرد شما ایجاد می‌شود. اگر آن‌ ها را در سطح شرکت یا سازمان اجرا کنید.، قبل از این‌ که حتی متوجه این موضوع شوید.، بهره‌وری شما افزایش می‌یابد.

البته اگر به این شش گام متعهد باشید.، تمام مشکلات مدیریت زمان حل نمی‌شوند. باز اتفاقات و افراد مزاحم شما می‌شوند.و گاهی برنامه‌ های شما مختل می‌شود. موارد اضطراری پیش می‌آیند.که یک یا دو ساعت از شما را هدر می‌دهند. بعضی روزها مجبور می‌شوید.برنامه روزانه را کنار بگذارید.و به یک کار غیرمنتظره بپردازید. بنابراین واقع‌ بین باشید. کلید کار این است.که وقتی موردی برنامه شما را مختل می‌کند.با آن کنار بیایید.و مجددا در کوتاه‌ ترین زمان ممکن به برنامه خود برگردید.

هدف گذاری و اولویت بندی و برنامه ریزی.